Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an Assets-Pilot. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung unserer Anwendung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Assets-Pilot Inh. Ferris Fugger-Hofmeister E.K.
Gartenweg 18
57612 Helmenzen
Deutschland

E-Mail: [email protected]

Für die Daten, die Betriebe über ihre eigenen Kundinnen und Kunden in Assets-Pilot speichern, ist der jeweilige Betrieb verantwortlich; wir verarbeiten sie in dessen Auftrag (siehe Abschnitt 5a).

3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

a) Registrierung und Nutzerkonto. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (als Hash), Ihr Telefon (optional), Ihr Profil-Foto (optional) sowie Ihre Firmen-Stammdaten (Adresse, USt-ID, HRB, Branche). Woher die Registrierung kam (z. B. aus der Live-Demo), halten wir als grobe Angabe ohne Kennung fest. Zweck ist die Bereitstellung des Nutzerkontos und die Vertragserfüllung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

b) Nutzungsdaten der Anwendung. Die von Ihnen eingegebenen Inhalte (Inventar, Standorte, Lieferanten, Inventuren, Aufträge, Angebote, Rechnungen, Material-Pläne, Zeiten, Einsatzplanung etc.) verarbeiten wir, um die vertraglich geschuldete Funktion bereitzustellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

c) Server-Logfiles, Anmeldeschutz und Fehlerprotokolle. Bei jedem Zugriff werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, User-Agent) verarbeitet, um den Betrieb sicherzustellen, Missbrauch zu erkennen und die Sicherheit zu gewährleisten (Speicherdauer: 14 Tage rollierend). Anmeldeversuche speichern wir zum Schutz vor dem Erraten von Passwörtern mit IP-Adresse und Zeitpunkt; E-Mail-Adresse und Browserkennung nur als nicht umkehrbarer Hash (30 Tage). Tritt ein technischer Fehler auf, protokollieren wir die Fehlermeldung, die aufgerufene Seite und ggf. Ihre Nutzer-ID, um den Fehler zu beheben (6 Monate). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, fehlerfreien Betrieb).

d) Audit-Log und Zugriffsnachweise. Aktionen, die Sie im System ausführen (Anlegen, Ändern, Löschen, Login, Berechtigungsänderungen), werden mit Zeitstempel und Ihrer Nutzer-ID protokolliert (24 Monate). Wer Belege und Kundenstammdaten aufruft oder ändert, halten wir mit Zeitpunkt, Zweck und IP-Adresse fest, damit der Betrieb seiner Rechenschaftspflicht nachkommen kann (3 Jahre). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO.

e) Sitzungen (Sessions). Beim Login speichern wir ein Session-Token (als Hash), Ihre IP-Adresse und Ihren User-Agent. Zweck: aktive Anmeldung erkennen, mehrgeräte-fähige Sitzungsverwaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gültigkeit: bis zum Logout bzw. maximal 30 Tage („Angemeldet bleiben"); abgelaufene Sitzungen löschen wir nach 90 Tagen.

f) Einwilligungen. Bei der Registrierung dokumentieren wir Ihre Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung sowie ggf. zum Newsletter (mit Zeitpunkt und Version). Rechtsgrundlage für den Newsletter: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

g) Benachrichtigungen. System-Benachrichtigungen (z. B. fällige Inventuren, bestätigte Kundentermine) werden im Konto gespeichert und 90 Tage nach dem Lesen gelöscht.

h) E-Mails während der Testphase. Während der Testphase schicken wir Ihnen wenige E-Mails: eine Begrüßung, kurze Tipps zur Einrichtung, einen Hinweis vor dem Ende der Testphase, eine Nachricht bei Ende der Testphase und eine Erinnerung, bevor ein pausiertes Konto gelöscht wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Testphase); für die Tipps Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — sie lassen sich in jeder dieser E-Mails mit einem Klick abbestellen. Welche dieser E-Mails wann verschickt wurde, speichern wir 12 Monate, damit keine doppelt kommt.

i) Ende der Testphase und Kündigung. Endet die Testphase, ohne dass Sie einen Tarif gewählt haben, wird Ihr Konto pausiert — es entsteht keine Rechnung. Ein pausiertes Konto löschen wir nach 30 Tagen samt aller Daten, sofern Sie bis dahin keinen Tarif wählen. Wenn Sie kündigen oder Ihr Konto löschen, können Sie freiwillig angeben, warum. Gespeichert werden der gewählte Grund, Ihr optionaler Kommentar, der Tarif und die Nutzungsdauer; nach der Löschung des Kontos ohne Verbindung zu ihm. Zweck ist die Verbesserung des Produkts; Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 24 Monate.

j) Versandprotokoll. Für jede E-Mail, die die Plattform verschickt (z. B. Rechnungen, Angebote, Passwort-Links), protokollieren wir Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus, um Zustellprobleme nachvollziehen zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 6 Monate.

l) Empfehlungsprogramm. Jeder Betrieb hat einen Empfehlungscode. Meldet sich ein Betrieb mit einem Code an, speichern wir, welcher Betrieb oder welche Steuerkanzlei ihn empfohlen hat, verlängern seine Testphase und vermerken eine Gutschrift für den werbenden Betrieb. Der Werber sieht den Namen des geworbenen Betriebs und den Stand der Gutschrift, keine weiteren Daten. Den Link verschickt der Werber selbst (z. B. per WhatsApp oder E-Mail); wir schreiben niemanden ungefragt an. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme am Programm) und lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit der Gutschrift). Speicherdauer: solange beide Konten bestehen; danach wird der Bezug entfernt.

m) Kostenlose Werkzeuge ohne Konto. Unter /werkzeuge können Sie ohne Anmeldung E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) anzeigen und prüfen sowie Angebote, Prüfprotokolle und Checklisten als PDF erzeugen. Hochgeladene Dateien und eingegebene Daten werden ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht gespeichert und nicht an Dritte übermittelt; die Antwort wird nach dem Abruf verworfen. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir Aufrufe je IP-Adresse für eine Stunde (ohne Dateiinhalte). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Werkzeugs auf Ihre Anfrage) und lit. f DSGVO (Missbrauchsschutz).

n) Hilfe und Branchenseiten. Unsere Hilfeartikel und Branchenseiten sind ohne Anmeldung lesbar. Dabei werden nur die unter c) genannten Server-Logfiles verarbeitet; wir zählen je Artikel die Aufrufe ohne Personenbezug.

k) Statistik der Live-Demo (ohne Cookies). Um die Demo zu verbessern, zählen wir Besuche der Live-Demo auf unserem eigenen Server — ohne zusätzliches Cookie, ohne IP-Adresse und ohne Geräte-Fingerabdruck. Gespeichert werden je Besuch eine Zufallskennung, die nur in der ohnehin bestehenden Demo-Sitzung liegt und mit ihr verfällt, die grobe Herkunft (z. B. „Google-Suche", „direkt"), die Geräteklasse (Desktop oder mobil), die Namen der angesehenen Demo-Seiten mit Zeitpunkt und ob anschließend eine Registrierung begonnen oder abgeschlossen wurde. Ein Rückschluss auf Ihre Person ist damit nicht möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 6 Monate.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies (insbesondere ein Session-/Authentifizierungs-Cookie), die für den Betrieb und die Anmeldung erforderlich sind. Diese bedürfen nach § 25 Abs. 2 TDDDG keiner Einwilligung. Beim ersten Besuch wird Ihnen hierzu ein Hinweis angezeigt; Ihre Entscheidung wird lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert. Zur Speicherung von Anzeige-Einstellungen (z. B. sichtbare Tabellenspalten) nutzen wir ebenfalls den lokalen Speicher Ihres Browsers. Zur Messung des Werbeerfolgs setzen wir ausschließlich mit Ihrer Einwilligung Dienste von Google und Reddit ein (Abschnitt 4a/4b).

4a. Messung des Werbeerfolgs (Google Ads)

Wir schalten Anzeigen bei Google und möchten wissen, welche davon zu einer Registrierung führen. Dafür setzen wir das Conversion-Tracking von Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein.

Was übermittelt wird: Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie die Information, dass auf unserer Seite eine Registrierung abgeschlossen wurde. Es wird ein Cookie gesetzt, über das ein späterer Besuch dem Anzeigenklick zugeordnet werden kann.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Zustimmung wird das Skript von Google gar nicht erst geladen; es geht keine Anfrage an Google. Erst nach Ihrer Einwilligung wird es geladen und im Google Consent Mode v2 freigeschaltet.

Drittlandübermittlung: Google verarbeitet Daten auch in den USA. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln sowie die Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Ein dem europäischen Recht gleichwertiges Datenschutzniveau kann trotz dieser Garantien nicht in jedem Fall zugesichert werden; insbesondere ist ein Zugriff durch US-Behörden nicht auszuschließen.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Löschen Sie dazu die lokalen Daten dieser Website in Ihrem Browser — der Hinweis erscheint dann erneut und Sie können ablehnen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

4b. Messung des Werbeerfolgs (Reddit Ads)

Wir schalten auch Anzeigen auf Reddit und messen, welche davon zu einer Registrierung führen. Dafür nutzen wir das Reddit-Pixel. Anbieter ist Reddit, Inc. (1455 Market Street, Suite 1600, San Francisco, CA 94103, USA); Ansprechpartner für Personen im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Reddit Netherlands B.V. (Euro Business Center, Keizersgracht 62, 1015 CS Amsterdam, Niederlande).

Was übermittelt wird: Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite, ggf. die Klick-Kennung aus einer Reddit-Anzeige sowie die Ereignisse „Seitenaufruf" und „Registrierung" (mit dem Monatspreis des gewählten Tarifs als Wert). Das Pixel setzt das Cookie _rdt_uuid auf unserer Domain, über das ein späterer Besuch dem Anzeigenklick zugeordnet werden kann; es läuft nach 90 Tagen ab.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Vorher wird das Skript von Reddit gar nicht erst geladen; es geht keine Anfrage an Reddit.

Drittlandübermittlung: Reddit verarbeitet Daten in den USA. Reddit, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Ein dem europäischen Recht gleichwertiges Datenschutzniveau kann dennoch nicht in jedem Fall zugesichert werden; insbesondere ist ein Zugriff durch US-Behörden nicht auszuschließen.

Widerruf: wie in Abschnitt 4a beschrieben — lokale Daten dieser Website löschen, dann erscheint der Hinweis erneut. Das Cookie _rdt_uuid können Sie zusätzlich in Ihrem Browser löschen.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Reddit.

5. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir Dienstleister (z. B. Hosting/Rechenzentrum, E-Mail-Versand) ein, die als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für uns tätig werden. Beim Anzeigen von Hersteller-/Markenlogos kann ein Abruf bei einem externen Logo-Dienst (Brandfetch) erfolgen; dabei wird die IP-Adresse des aufrufenden Servers an den Dienst übermittelt. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln). Bei eingeschalteter Erfolgsmessung ist zusätzlich Google Ireland Limited Empfänger — ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, siehe Abschnitt 4a. Ebenfalls nur mit Ihrer Einwilligung ist Reddit Empfänger, siehe Abschnitt 4b.

4c. WhatsApp-Links

An mehreren Stellen bieten wir Betrieben an, Angebote, Termine oder Arbeitsnachweise „per WhatsApp“ zu senden. Dabei öffnet sich WhatsApp auf dem Gerät des Nutzers mit einem vorbereiteten Text (Link „wa.me“). Unsere Server übermitteln dabei nichts an WhatsApp; ob und an wen die Nachricht geht, entscheidet der Nutzer in seiner WhatsApp-App. Für die Verarbeitung durch WhatsApp gelten dessen Datenschutzbestimmungen; der Betrieb bleibt für die Wahl dieses Kanals gegenüber seinen Kunden verantwortlich.

5a. Daten Ihrer Kundinnen und Kunden (Auftragsverarbeitung)

Betriebe speichern in Assets-Pilot Daten ihrer eigenen Kundschaft: Namen und Adressen, Angebote und Rechnungen, die Anlagen beim Kunden (z. B. Heizung, Wartungstermine), Arbeitsnachweise mit Unterschrift sowie Terminankündigungen. Für diese Daten ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher; wir verarbeiten sie ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir auf Anfrage in elektronischer Form ab.

Wenn Sie als Kundin oder Kunde eines Betriebs einen Link von uns erhalten — etwa um ein Angebot anzunehmen oder einen Termin zu bestätigen —, sehen Sie dort nur die Angaben zu diesem Vorgang. Diese Seiten setzen keine Tracking-Dienste ein. Ihre Antwort (z. B. „Termin passt" oder „passt nicht" mit Ihrer Nachricht) geht an den Betrieb. Terminankündigungen löschen wir 6 Monate nach dem Termin. Eine Unterschrift auf einem Arbeitsnachweis wird als Bild im Nachweis des Betriebs gespeichert. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung wenden Sie sich bitte an den Betrieb; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an ihn weiter.

Arbeitsnachweis per Link: Teilt ein Betrieb einen unterschriebenen Arbeitsnachweis per WhatsApp, ist das PDF über einen 64-stelligen Zufallslink ohne Anmeldung abrufbar. Jeder Abruf wird im Zugriffsprotokoll des Betriebs vermerkt.

5b. Kanzlei-Portal für Steuerberater

Ein Betrieb kann seiner Steuerkanzlei Zugang zu seinen Rechnungen, offenen Posten, Belegen (PDF) und dem DATEV-Buchungsstapel geben. Dafür legen wir für die Kanzlei ein eigenes Konto an (E-Mail-Adresse, Name, Kanzleiname) und speichern, welche Betriebe ihr Zugang gegeben haben. Die Anmeldung erfolgt über einen per E-Mail zugesandten Link (20 Minuten gültig, einmal verwendbar); Sitzungen enden nach 12 Stunden. Jeder Abruf der Kanzlei wird mit Zeitpunkt, Zweck und IP-Adresse im Zugriffsprotokoll des Betriebs festgehalten (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Der Betrieb kann den Zugang jederzeit beenden. Für die Daten der Kanzlei (Konto) sind wir Verantwortlicher (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Belegdaten bleibt der Betrieb Verantwortlicher, die Kanzlei ist als Berufsgeheimnisträger eigenständig verantwortlich. Steuerberater erhalten für Empfehlungen keine Vergütung (§ 9 StBerG). Speicherdauer: Anmeldelinks 7 Tage, abgelaufene Sitzungen 90 Tage, das Konto bis zur Löschung auf Anfrage.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Die folgenden Fristen setzt die Anwendung automatisch durch:

Wiederherstellungsfrist nach Konto-Löschung: Wird ein Firmen-Konto gelöscht (durch Sie oder durch uns), bleiben die Daten zunächst 30 Tage in einem gesperrten Zustand. Innerhalb dieser Frist kann das Konto auf Anfrage wiederhergestellt werden, um versehentliche Löschungen rückgängig zu machen. Nach Ablauf der 30 Tage werden alle personenbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht (Art. 17 DSGVO). Ausgenommen sind nur die Rechnungen, die wir Ihrem Betrieb gestellt haben: Sie unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und werden mit den darauf genannten Empfängerangaben aufbewahrt, bis die Frist abgelaufen ist. Gelöschte Nutzerkonten werden nach Ablauf der Frist anonymisiert, damit Zeiten und Belege des Betriebs vollständig bleiben.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Self-Service: Sie können Ihre persönlichen Daten jederzeit als ZIP-Archiv unter Einstellungen → Sicherheit → Datenschutz → „Meine Daten herunterladen" exportieren (Art. 15 DSGVO). Profil-Korrekturen nehmen Sie direkt in den Einstellungen vor.

Zur Ausübung weiterer Rechte (z. B. Löschung des Kontos, Widerspruch) genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Falls Sie als Unternehmer mit Assets-Pilot personenbezogene Daten Ihrer Kunden/Mitarbeiter verarbeiten, schließen wir auf Anfrage einen AVV nach Art. 28 DSGVO in elektronischer Form ab.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS/SSL. Passwörter werden ausschließlich als sicherer Hash gespeichert. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

Stand: 17.10.2026